Privacy Policy

(For English, see below)

Bij Dirt Roads Coaching vinden we je privacy belangrijk. Daarom verzamelen we bij Dirt Roads Coaching niet zomaar persoonlijke gegevens en willen we vooral transparant communiceren over wat we met jouw persoonlijke gegevens doen. Here it goes…

Wie is Dirt Roads Coaching?

De vennootschap achter de Dirt Roads Coaching website is Horse Care Company bv, met maatschappelijke zetel te Groot Eyssel 54A, 2328 Meerle, Belgie, en als BTW-nummer BE 0830 986 231. Dirt Roads Coaching kan per e-mail worden bereikt op veronique@dirtroadscoaching.com.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?

Als je onze website gewoon bezoekt verzamelen we geen persoonlijke gegevens.

Als je ons een vraag stelt via het contactformulier op de website , per e-mail of per telefoon, wanneer je een contract sluit met ons of solliciteert bij ons, zullen we bepaalde persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en bijhouden Hier vertellen we je om wat voor gegevens het gaat, waarvoor we ze gebruiken en hoe lang we ze bijhouden:

Voornaam en achternaam Adresgegevens Telefoonnummer E-mail adres Eventueel: gegevens van je bedrijf	Nogal logisch dat we willen weten wie je bent. Enkel zo zijn we zeker dat we aan de juiste persoon antwoorden als je ons een vraag stelt, weten we wie er bij ons solliciteert, en met wie we te maken hebben als we een contract sluiten. Je adres, telefoonnummer en e-mail adres hebben we nodig om je makkelijk te kunnen contacteren en eventueel ook om je facturen op te kunnen stellen. We contacteren je in principe enkel om te antwoorden op een vraag die je ons stelde, in het kader van een contract (bv. om een afspraak vast te leggen of te bevestigen), of in het kader van een sollicitatieprocedure. Als we denken dat we een erg goed aanbod hebben voor jou, zullen we je uitzonderlijk óók contacteren. Daarnaast is het ook mogelijk dat we je e-mailadres gebruiken om je een nieuwsbrief te sturen. Hoewel we je sowieso niet zullen overstelpen met nieuwsbrieven, begrijpen we het als je dit soort e- mails liever niet ontvangt. Je mag ons dat altijd laten weten of je kan je ook uitschrijven voor nieuwsbrieven via de “unsubscribe” link onderaan elke nieuwsbrief. We houden deze informatie enkel bij zolang jij ons daarvoor toestemming geeft. Als je ons laat weten dat je niet langer wil dat we deze informatie bijhouden, zullen we de informatie in principe verwijderen uit onze bestanden, tenzij we dat (nog) niet mogen omdat we een wettelijke verplichting hebben om bepaalde informatie bij te houden (bv. onze facturen, die moeten we bijhouden, en daar staan jouw gegevens natuurlijk op). Trouwens, zolang er tussen ons nog een contract bestaat (bv. je hebt nog coaching sessies die nog niet zijn opgebruikt) moeten we deze gegevens ook bijhouden. Anders weten wij niet meer wie onze contractspartij is en hoe we die kunnen contacteren, en zou jij bv. je sessies kwijt kunnen raken wat we natuurlijk niet willen!
Rekeningnummer of andere betalingsgegevens	Als je ons betaalt d.m.v. een overschrijving weten we natuurlijk van welk rekeningnummer je dit doet. We slaan dit rekeningnummer niet op buiten ons bankprogramma en we zullen het in principe niet gebruiken, tenzij we je zouden moeten terugbetalen! Als we een betalingssysteem op onze website zetten, zullen we daarvoor enkel met een betrouwbare derde partij samenwerken die je betalingsgegevens vertrouwelijk moet houden.
Informatie van sollicitanten	Als je bij ons solliciteert bevat je motivatiebrief en je CV wellicht nog heel wat andere persoonlijke gegevens. We slaan je contactgegevens, je motivatiebrief en je CV op in ons bestand met mogelijke kandidaten, en kunnen je ook in de toekomst telefonisch of per e-mail contacteren als we denken dat er een positie op jouw maat vrijkomt. We zullen jouw gegevens bijhouden tot op het moment dat je ons vraagt deze gegevens uit onze bestanden te verwijderen. Als je wil dat we jou énkel contacteren in verband met de positie waarvoor je solliciteert mag je ons dat laten weten. In zo’n geval zullen we je gegevens enkel bijhouden voor de duur van het selectieproces van de functie waarop je solliciteerde.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Je mag gerust zijn: we doen wat nodig is om jouw persoonlijke gegevens ook echt persoonlijk te houden! Onze website is beveiligd en we zorgen er voor dat niet iedereen zomaar aan je gegevens kan. Wil je daarover meer informatie, mag je ons altijd contacteren.

Geven we anderen toegang tot je gegevens?

We zullen je gegevens nooit verkopen aan een andere partij!

We maken wel gebruik van de diensten van bepaalde verwerkers met wie we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten:

Voor nieuwsbrieven maken we gebruik van Mailchimp.
Voor de online booking service maken we gebruik van Booked. Onze website wordt gehost door one.com.

Als een derde de aandelen van de BV Horse Care Company geheel of gedeeltelijk zou overkopen, zullen we jouw gegevens ook overdragen aan de koper, zodat die jou verder kan blijven bedienen als klant.

Plaatst Dirt Roads Coaching cookies?

Een cookie is een heel klein tekstbestandje bestaande uit letters en cijfers dat op je computer wordt opgeslagen wanneer je een website bezoekt. Cookies worden opgeslagen in het geheugen van je browser en je kan ze altijd wissen. Je kan je je browser ook zo instellen dat cookies niet worden geplaatst.

Op de Dirt Roads Coaching website maken we énkel gebruik van Google Analytics en hebben we de instellingen van Google Analytics zo ingesteld dat er géén persoonlijke gegevens worden verzameld bij jouw bezoek aan de website. We gebruiken deze cookies alleen maar om de gebruikservaring op onze website te verbeteren. Hoe je cookies uit kan schakelen of verwijderen staat hier trouwens uitgelegd voor de meest gebruikte browsers:

Chrome
Firefox
Internet Explorer Edge
Safari (iOS) Safari (macOS)

Jouw rechten

Wil je weten over welke gegevens wij precies beschikken, wil je je je gegevens wijzigen of ons vragen om je gegevens te verwijderen uit onze systemen? Dat kan. Je hebt volgens de geldende privacy wetgeving trouwens ook recht op “beperking van verwerking”, “recht van bezwaar” en “recht op overdraagbaarheid”. Je vindt daarover meer informatie op de website van de Belgische privacy commissie.

Heb je hierover nog vragen of wil je je rechten uitoefenen, contacteer ons dan per post (Dirt Roads Coaching, Groot Eyssel 54A, 2328 Meerle) of per e-mail (veronique@dirtroadscoaching.com). Om zeker te zijn dat jij de persoon bent die je zegt dat je bent, hebben we dan wel een kopie van je identiteitskaart nodig.

We zullen ons best doen om je zo snel mogelijk te antwoorden en we staan altijd open voor feedback. Ben je toch niet tevreden over hoe we met je verzoek omgaan, kan je natuurlijk ook altijd de privacy commissie contacteren.

• • •

• • • • • •

English

1. INTRODUCTION

The privacy of our website visitors is very important to us. We are committed to safeguarding it. This policy explains what we do with your personal information. Consenting to our use of cookies in accordance with the terms of this policy when you first visit our website permits us to use cookies every time you visit our website.

Who is Dirt Roads Coaching?
The corporation behind Dirt Roads Coaching is Horse Care Company BV. Our VAT nr is BE0830986231. Our physical address is Groot Eyssel 54A, 2328 Meerle, Belgium.

2. THE TYPE OF COLLECTED DATA
The following types of personal information may be collected, stored, and used: Information about your computer including your:

• Operating system
• IP address
• Geographical location Browser type and version

Information about your visits to and use of this website including:

• Page views, Website navigation paths, Referral source, Length of visit

Information that you enter when you register with our website, such as your:

• Email address, Telephone number, First and Last name

Information that you enter when you create a profile/registration on our website. More specifically: • Name

Information that you enter in order to set up:
• Subscription to our emails and/or newsletters

Information that is generated while using our website, including: • When, How often

Information relating to:
• Services you use
• Any other information you send to us

3. USING PERSONAL INFORMATION

Personal information submitted to us through this website will be used for the purposes specified in this policy or on the relevant pages of the website.

We may use your personal information for the following:
• Enabling your use of the services available on our website
• Sending statements, invoices, and payment reminders to you, and collecting payments from

you
• Administering our website and business
• Keeping our website secure and prevent fraud
• Verifying compliance with the terms and conditions governing the use of our website
• Sending you our email newsletter if you signed up for it (you can unsubscribe at any time)

Dealing with inquiries and complaints made by or about you relating to our website Sending you email notifications you have specifically requested

4. DISCLOSING PERSONAL INFORMATION

We may disclose your personal information to any of our

• Employees

We may disclose your personal information to any member of

• Other public agencies
• Other federal administrations

as reasonably necessary for the purposes set out in this policy.

We may disclose your personal information:
• Except as provided in this policy, we will not provide your personal information to third parties

• To any person who we reasonably believe may apply to a court or other competent authority

for disclosure of that personal information where, in our reasonable opinion, such court or authority would be reasonably likely to order disclosure of that personal information

• In order to establish, exercise, or defend our legal rights (including providing information to others for the purposes of fraud prevention and reducing credit risk)

In connection with any ongoing or prospective legal proceedings To the extent that we are required to do so by law

5. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS
• You expressly agree to the transfers of personal information described in this Section

• Information that we collect may be stored, processed in, and transferred between any of the countries in which we operate in order to enable us to use the information in accordance with this policy

• Information that we collect may be transferred to the following countries which do not have data protection laws equivalent to those in force in the European Economic Area: the United States of America, Russia, Japan, China, and India

Personal information that you publish on our website or submit for publication on our website may be available, via the internet, around the world. We cannot prevent the use or misuse of such information by others

6. RETAINING PERSONAL INFORMATION

Legal obligations regarding the retention and deletion of personal information (log-files). • Personal information that we process for any purpose or purposes shall not be kept for longer than is necessary for that purpose or those purposes

7. SECURITY OF USER’S PERSONAL INFORMATION

• We will take reasonable technical and organizational precautions to prevent the loss, misuse, or alteration of your personal information

• We will store all the personal information you provide on our secure (password- and firewall- protected) servers

• All electronic transactions entered into through our website will be protected by encryption technology

You are responsible for keeping the password you use for accessing our website confidential; we will not ask you for your password (except when you log in to our website)

8. AMENDMENTS
We may update this policy from time to time by publishing a new version on our website
The last version of it was made on 10/02/2021 17:21
• You should check this page occasionally to ensure you understand any changes to this policy

9. USERS RIGHTS

• You may instruct us to provide you with any personal information we hold about you; provision of such information will be subject to the following:

– The supply of appropriate evidence of your identity
• We may withhold personal information that you request to the extent permitted by law • You may instruct us at any time not to process your personal information for marketing

purposes
• In practice, you will usually either expressly agree in advance to our use of your personal

information, or we will provide you with an opportunity to opt out of the use of your personal information. The usage purpose is the following:

Our own marketing purposes, Billing purposes
10. UPDATING INFORMATION
Please let us know if the personal information that we hold about you needs to be corrected or updated 11. COOKIES

Our website uses cookies. Cookies may be either “persistent” cookies or “session” cookies: a persistent cookie will be stored by a web browser and will remain valid until its set expiry date, unless deleted by the user before the expiry date; a session cookie, on the other hand, will expire at the end of the user session, when the web browser is closed.

Cookies do not typically contain any information that personally identifies a user, but personal information that we store about you may be linked to the information stored in and obtained from cookies.

Be aware that blocking all cookies will have a negative impact upon the usability of many websites. If you block cookies, you will not be able to use all the features on our website.

• As mentioned in the telecommunication law (13Juni 2005_Art 129). We use only: – Both session and persistent cookies

• The names of the cookies that we use on our website, and the purposes for which they are used, are set out below. We use Google Analytics and Adwords on our website to:

Personalize the website for each user
– Prevent fraud and improve the security of the website – Administer the website – Analyze the use of the website
– Improve the website’s usability
– Track users as they navigate the website
– Recognize a computer when a user visits the website

• You can refuse to accept those cookies by:
– In Chrome (version 29), you can block all cookies by accessing the “Customize and

control” menu, and clicking “Settings”, “Show advanced settings”, and “Content settings”, and then selecting “Block sites from setting any data” under the “Cookies” heading

– In Firefox (version 24) you can block all cookies by clicking “Tools”, “Options”, “Privacy”, selecting “Use custom settings for history” from the drop-down menu, and unticking “Accept cookies from sites”

– In Internet Explorer (version 10) you can block cookies using the cookie handling override settings available by clicking “Tools”, “Internet Options”, “Privacy”, and then “Advanced”

• You can delete cookies already stored on your computer by:
– In Firefox (version 24), you can delete cookies by clicking “Tools”, “Options”, and

“Privacy”, then selecting “Use custom settings for history”, clicking “Show Cookies”, and then clicking “Remove All Cookies”

– In Internet Explorer (version 10), you must manually delete cookie files (you can find instructions for doing so at http://support.microsoft.com/kb/278835)

– In Chrome (version 29), you can delete all cookies by accessing the “Customize and control” menu, and clicking “Settings”, “Show advanced settings”, and “Clear browsing data”, and then selecting “Delete cookies and other site and plug-in data” before clicking “Clear browsing data“

Deleting cookies will have a negative impact on the usability of many websites

12. CONSENT

Explicit consent

In some cases, users need to be able to give, decline or withdraw consent (opt-out). Different rules apply, however, in cases involving “sensitive data” (e.g. health information, credit reports, personal information of

children under 13). In such cases, there must be a verifiable opt-in action such as checking a box or some other affirmative action.

Consent under the GDPR, must be “explicit and freely given”. This means that the mechanism for acquiring consent must be unambiguous and involve a clear “opt-in” action. The regulation also gives a specific right to withdraw consent; it must be as easy to withdraw consent as it is to give it.

In accordance with the privacy law, which do not permit the processing of data prior to consent, the cookie law (13 Juni 2005_Article 129) does not allow the installation of cookies before obtaining the user’s consent, except for exempt categories. In practice, this means that scripts that recall banners can’t be executed before obtaining prior consent from the user.

Exempted cookies

Some cookies are exempted from prior consent and therefore do not require compliance with the instructions contained in this guide. In particular:

• Technical cookies, i.e. those needed to provide the service. Among these there are: preference cookies, session cookies, load balancing cookies etc.

• Analytics cookies, directly managed by the owner (unless the users are profiled)

• Third party analytics cookies (e.g. Google Analytics), only if the data is anonymized before being recorded by the third party service and if the third party is obligated to not cross-check the information gathered with other data in its possession.

Records of consent

It’s mandatory to keep clear records related to the consent. Records of consent should at least contain the following information:

• When they consented
• What disclosures were made (what they were told) at the time they consented
• Methods used for obtaining consent (e.g. newsletter form, during checkout etc.) • Whether they have withdrawn consent or not
• The identity of the user giving consent

PRIVACY POLICY

Contact me